Somos aprendices SENA, estudiantes de Tecnologia en análisis y desarrollo de sistemas de información. Con el siguiente blog les presentaremos detalles de los avances en el proyecto que estamos realizando con la asesoría de nuestros intructores.
Construir un sistema de información para el área médica del CIP que registre las historias clínicas odontológicas y las citas de los aprendices de una forma rápida, eficaz y practica, al tiempo que facilite la entrega de informes estadísticos de los servicios prestados, para así, brindar una mejor atención a todos los aprendices.
Objetivos específicos
Identificar los requerimientos del sistema, aplicando la entrevista como técnica de recolección de datos.
Analizar el sistema mediante diagramas UML.
Diseñar la interfaz de usuario y la base de datos.
Codificar el sistema de acuerdo con el diseño.
Realizar pruebas al sistema.
Implantar el sistema, elaborar manuales de usuario y técnicos del sistema, y capacitar al usuario final.
En el consultorio odontológico del CIP se prestan los servicios básicos no quirúrgicos, para ello es necesario llenar una historia clínica odontológica que requiere una gran cantidad de datos tantos personales como médicos, esto se hace de forma manual utilizando mínimo 20 minutos, ocasionando demora en la atención y dificultando su manejo y almacenamiento con un alto riesgo de que se pierdan datos dificultando la búsqueda y la entrega de informes de los servicios prestados.
La creación del sistema para registro de citas y de historias odontológicas traerá la mejora del servicio odontológico, no solo en practicidad y eficacia sino también en comodidad. El tiempo utilizado en llenar los datos del paciente y de la historias se reducirá considerablemente y solo tomara un par de segundos, buscar datos de pacientes que ya han sido atendidos. Este sistema brindara seguridad a los datos de los pacientes contra el conocimiento o manipulación de los mismos. Se entregaran estadísticas 100% confiables por parte de la odontóloga. Por otra parte con la implementación de este sistema el SENA, evolucionara tecnológicamente y lo convertirá en una institución con tecnología de punta en su área salud.
Este software se constituye en una herramienta para el odontologo, que le permitira administrar la atencion de pacientes en el consultorio desde el momento de la entrega de la cita hasta su realizacion.
El odontologo con este sistema tendra una agenda digital para la entrega de citas y turnos de las mismas, como tambien el registro de la historia clinica con todos los datos del paciente que esta requiere (historial medico, examen dental, odontograma, hallazgos intra orales y extra orales, diagnostico y plan de tratamiento) con la facilidad de revisar en el momento que lo desee cualquiera de estas. Ademas, con solo ingresar la fecha al sistema este generara un informe estadistico de los procedimientos que se han realizado, por pantalla o impreso.
o Tratamiento médico o Ingestión de medicamentos o Reacciones alérgicas o Hemorragias o Irradiaciones o Sinusitis o Enfermedades respiratorias o Cardiopatías o Diabetes o Fiebre reumática o Hepatitis o Hipertensión arterial o Otras enfermedades ¿Cuáles? o Habito de higiene oral o Otros o Observaciones
CITA
Fecha de la cita
Hora de la cita
Codigo del odontologo
Codigo del paciente
HISTORIA ODONTOLOGICA
Numero historia
Hallazgos extra orales
Nombre Código o Implantación de cabellos 1 o Cejas 2 o Pestañas 3 o Ojos 4 o Nariz 5 o Labios 6 o Orejas 7 o Mentón 9 o Cuello 10 o Art. Temp.mandibular 11
Hallazgos intra orales
Nombre Código o Labios 1 o Lengua 2 o Paladar 3 o Piso de la boca 4 o Carrillos 5 o Glándulas salivales 6 o Maxilares 7 o Senos maxilares 8 o Músculos masticadores 9 o Sistema : nervioso , vascular ,linfático regional 10 o Función de oclusión 11
Examen dental
Nombre Código o Supernumerados 1 o Abrasión 2 o Manchados 3 o Patología pulpar 4 o Placa blanca 5 o Placa calcificada 6 o Otros ¿Cuál? 7 o Observaciones 8
Odontogarama
Diagnostico
Tratamiento
Plan de tratamiento
PROCESOS
Validar el usuario y la contraseña
Mostrar menú principal mostrando las opciones a escoger
Registrar cita
Consultar cita
Actualizar cita
Cancelar cita
Registrar historia
Consultar historia
Actualizar historia
Registrar paciente
Consultar datos del paciente
Actualizar paciente
Generar estadísticas
Imprimir estadísticas
SALIDAS
Estadísticas de consultas por fecha inicio y fecha final
El sistema pide el usuario y contraseña del administrador (a)
Se digita su usuario y contraseña
Se verifica los datos del administrador(a)
Si no son validos lo devuelve, sino se registra
El sistema muestra un menú de opciones del programa
Registrar cita
Registrar historia
Buscar datos de paciente
Cancelar cita
Eliminar cita
Modificar datos de pacientes
Actualizar cita
Actualizar historia
Actualizar estadísticas
Registrar Diagnostico
Actualizar Diagnostico
Se registra el paciente:
Consultar paciente:
El administrador (a) digita la identificación del paciente, el sistema verifica la identificación, si hay registro de historia, se confirma la disponibilidad.
Registrar historia del paciente:
Si en caso contrario el administrador (a) procede a llenar el historial del paciente conformé a los datos que se le piden y sus respectivos tratamientos entre ellos esta:
Motivo de la consulta
Actualizar datos del paciente:
El administrador(a) elige del menú actualizar historia o cita del paciente, Escribe datos nuevos del paciente, modifica datos y actualiza.
Eliminar historia del paciente o cita:
El administrador (a) elige del menú eliminar historia o cita, el sistema muestra el menú, el administrador(a) digita la identificación, lo elimina, lo envía al sistema, el sistema pide una confirmación de la operación, el administrador (a) confirma, el sistema ejecuta la operación que hiso y muestra un mensaje de eliminación exitosa para el caso de las cita o el historial, y actualiza la ficha de eliminar.
Registrar Diagnostico:
Generar Estadísticas de consultas por fecha inicio y fecha final
PROYECTO FORMATIVO: SISTEMA DE REGISTROS DE HISTORIAS CLINICAS ODONTOLOGICAS
PROGRAMA DE FORMACIÓN: ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORDEN: 49007
CENTRO PARA LA INDUSTRIA PETROQUÍMICA
SENA – REGIONAL BOLÍVAR
Fecha de realización: 16 de septiembre del 2009
Hora: 9:40 am.
Lugar: Consultorio odontológico CIP
Entrevistada: Claudia Herrera Amador
Cargo: Odontóloga de aprendices
Entrevistadores: José Mauricio López Matos
Ronald Tonnetty Pereira
Eder Polo Terán
Katherine Jiménez Morelos
PREGUNTAS
1.¿Cuál es la finalidad del servicio odontológico dentro del CIP?
2.¿Qué servicios odontológicos se ofrecen?
3.¿Quiénes pueden acceder a los servicios odontológicos?
4.¿Qué servicios odontológicos se ofrecen?
5.¿Quiénes pueden acceder a los servicios odontológicos?
6.¿Cuál es el proceso básico del servicio odontológico?
7.¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
8.¿Cuál es el volumen de información que aquí se procesa?
9.¿Cuántos empleados laboran en el servicio odontológico?
10.¿Cuáles son las personas claves en esta área? ¿Por qué son importantes?
11.¿De dónde proviene la información que se utiliza en los procesos que aquí se realizan? (fuentes)
12.¿Cuáles son específicamente los datos que se reciben para realizar estos procesos?
13.¿Qué es una historia clínica odontológica?
14.¿De qué manera se registran estas historias? ¿Quién lo realiza?
15.¿Qué datos deben registrar en la historia odontológica?
16.¿Cómo se obtienen esos datos?
17.¿Cuánto tiempo tardan en efectuar este proceso?
18.¿Con que frecuencia se realiza?
19.¿Cómo se almacena la información resultante de las historias?
20.¿Quiénes emplean esta información?
21.¿Si requiere de alguna historia en un momento dado como hace la búsqueda?
22.¿Se utiliza algún control de desempeño de estos procesos?
23.¿Se hace algún reporte o estadísticas de los pacientes según sus historias? ¿Cómo lo genera?
24.¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeño documentados oficial o no oficialmente? Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones?, es decir, ¿se respetan dichos procedimientos?
25.¿Existen actividades en su área que considere podrían mejorarse?
26.¿Tiene alguna idea de actividades que podrían implementarse para mejorar el rendimiento del sistema actual?
27.¿Qué inconveniente encuentra en la forma actual como se realiza el registro de la historia?
28.¿Le gustaría usar un software para el registro de historias odontológicas?
29.¿Qué expectativas tiene de el?
30.¿Qué requerimientos tendría ese sistema?
31.¿Quiénes lo manejarían?
32.¿Cuenta con recursos de hardware para la implementación del sistema?
INFORME DE LA ENTREVISTA
En el consultorio odontológico se ofrecen los servicios de tratamientos no quirúrgicos como profilaxis, exodoncia, fluorizaciones, detartraje, obturaciones en amalgamas y en resina, campañas educativas, actividades de promoción y prevención para los estudiantes del centro CIP incluyendo las sedes externas como la del CAP, el colegio San Felipe Neri, Liceo Bolívar. En el laboran dos personas la odontóloga y una practicante, actualmente el estudiante para acceder al servicio debe presentar el carnet y se le atiende por orden de llegada.
Se llenan dos formatos uno contiene los datos de la cita y el otro es la historia clínica odontología para el formato de cita se anota el nombre de la odontólogo(a), nombre del aprendiz, documento de identidad, el sexo, la edad, el número de orden, la especialidad, fecha de inicio, diagnostico del paciente y el procedimiento que se realiza; para la historia odontológica se anota primer y segundo apellido, nombres ,Nº historia clínica, fecha de inscripción, grupo de población, fecha de nacimiento, edad, sexo, lugar de nacimiento, residencia, persona responsable del paciente, antecedentes médicos (anamnesis),motivo consulta, rasgos extra orales, rasgos intra-orales, examen dental, características especificas de cada diente (odontograma), diagnostico y pronostico, plan de tratamiento, antecedentes familiares, hábitos, fecha iniciación del tratamiento, fecha terminación del tratamiento y un control de tratamiento (fecha, operación ejecutada, pieza tratada).
Los formatos se llenan manualmente en aproximadamente 15 minutos y se archivan alfabéticamente por apellido del aprendiz lo que ocasiona una búsqueda lenta y aumenta la posibilidad de perdida; este sistema genera pérdida de tiempo y no es práctico, para mejorar el programa debe ampliarse el presupuesto y los recursos.
Al comienzo del año se hace un plan de trabajo que se evalúa cada cierto tiempo para ello se entrega un reporte de estadísticas que contiene la cantidad y tipo de procedimiento realizado (amalgama, limpieza, etc.)
Esta área no cuenta con ningún tipo de hardware, la odontóloga encargada está totalmente de acuerdo con la implementación de un software que cumpla con todas las exigencias y especificaciones que ayuden a brindar una mejor atención en el servicio. Las expectativas con este sistema es reducir el tiempo de atención, aumento en la recolección de datos y facilidad en la búsqueda de los mismos; en cuanto al acceso seria compartido, la practicante solo puede ingresar los datos personales, el historial familiar y antecedente clínico mientras que la odontóloga tiene acceso completo.