Entrevista e informe

FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

TÉCNICA APLICADA: ENTREVISTA

PROYECTO FORMATIVO: SISTEMA DE REGISTROS DE HISTORIAS CLINICAS ODONTOLOGICAS

PROGRAMA DE FORMACIÓN: ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORDEN: 49007

CENTRO PARA LA INDUSTRIA PETROQUÍMICA

SENA – REGIONAL BOLÍVAR

Fecha de realización: 16 de septiembre del 2009

Hora:    9:40 am.

Lugar: Consultorio odontológico CIP

Entrevistada: Claudia Herrera Amador

Cargo: Odontóloga de aprendices

Entrevistadores:  José Mauricio López Matos

Ronald Tonnetty Pereira

Eder Polo Terán

Katherine Jiménez Morelos

PREGUNTAS

1.       ¿Cuál es la finalidad del servicio odontológico dentro  del CIP?

2.      ¿Qué servicios odontológicos se ofrecen?

3.      ¿Quiénes pueden acceder a los servicios odontológicos?

4.      ¿Qué servicios odontológicos se ofrecen?

5.      ¿Quiénes pueden acceder a los servicios odontológicos?

6.      ¿Cuál es el proceso básico del servicio odontológico?

7.      ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

8.     ¿Cuál es el volumen de información que aquí se procesa?

9.      ¿Cuántos empleados laboran en el  servicio odontológico?

10.  ¿Cuáles son las personas claves en esta área? ¿Por qué son importantes?

11.   ¿De dónde proviene la información que se utiliza en los procesos que aquí se realizan? (fuentes)

12.  ¿Cuáles son específicamente los datos que se reciben para realizar estos procesos?

13.  ¿Qué es una historia clínica odontológica?

14.  ¿De qué manera se  registran estas historias? ¿Quién lo realiza?

15.   ¿Qué datos deben registrar en la historia odontológica?

16.  ¿Cómo se obtienen esos datos?

17.   ¿Cuánto tiempo tardan en efectuar este proceso?

18.  ¿Con que frecuencia  se realiza?

19.  ¿Cómo se almacena la información resultante de las historias?

20. ¿Quiénes emplean esta  información?

21.  ¿Si requiere de alguna historia en un momento dado como hace la búsqueda?

22. ¿Se utiliza algún control de desempeño  de estos procesos?

23. ¿Se hace algún reporte o estadísticas de los pacientes según sus historias? ¿Cómo  lo genera?

24. ¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeño documentados oficial o no oficialmente? Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones?, es decir, ¿se respetan dichos procedimientos?

25.  ¿Existen actividades en su área  que considere podrían mejorarse?

26. ¿Tiene alguna idea de actividades que podrían implementarse para mejorar el rendimiento del sistema actual?

27.  ¿Qué inconveniente encuentra en la forma actual como se realiza el registro de la historia?

28. ¿Le gustaría usar un software para el registro de historias odontológicas?

29. ¿Qué expectativas tiene de el?

30. ¿Qué requerimientos tendría ese sistema?

31.  ¿Quiénes lo manejarían?

32. ¿Cuenta con recursos de hardware para la implementación del sistema?

INFORME DE LA ENTREVISTA

En el consultorio odontológico se ofrecen los servicios de tratamientos no quirúrgicos como profilaxis, exodoncia, fluorizaciones, detartraje, obturaciones en amalgamas y en resina, campañas educativas, actividades de promoción y prevención para los estudiantes del centro CIP incluyendo las sedes externas como la del CAP, el colegio San Felipe Neri, Liceo Bolívar. En el laboran dos personas la odontóloga y una practicante, actualmente el estudiante para acceder al servicio debe presentar el  carnet y se le atiende por orden de llegada.

Se llenan dos formatos uno contiene los datos de la cita y el otro es la historia clínica odontología para el formato de cita se anota el nombre de la odontólogo(a), nombre del aprendiz, documento de identidad, el sexo, la edad, el número de orden, la especialidad, fecha de inicio, diagnostico del paciente y el procedimiento que se realiza; para la historia odontológica se anota primer y segundo apellido, nombres ,Nº historia clínica, fecha de inscripción, grupo de población, fecha de nacimiento, edad, sexo, lugar de nacimiento, residencia, persona responsable del paciente, antecedentes médicos (anamnesis),motivo consulta, rasgos extra orales, rasgos intra-orales, examen dental, características especificas de cada diente (odontograma), diagnostico y pronostico, plan de tratamiento, antecedentes familiares, hábitos, fecha iniciación del tratamiento, fecha terminación del tratamiento y un control de tratamiento (fecha, operación ejecutada, pieza tratada).

Los formatos se llenan manualmente en aproximadamente 15 minutos y se archivan alfabéticamente por apellido del aprendiz lo que ocasiona una búsqueda lenta y aumenta la posibilidad de perdida; este sistema genera pérdida de tiempo y no es práctico, para mejorar el programa debe ampliarse el presupuesto y los recursos.

Al comienzo del año se hace un plan de trabajo que se evalúa cada cierto tiempo para ello se entrega un reporte de estadísticas que contiene la cantidad y tipo de procedimiento realizado (amalgama, limpieza, etc.)

Esta área no cuenta con ningún tipo de hardware, la odontóloga encargada está totalmente de acuerdo con la implementación de un software que cumpla con todas las exigencias y especificaciones que ayuden a brindar una mejor atención en el servicio. Las expectativas con este sistema es reducir el tiempo de atención, aumento en la recolección de datos y facilidad en la búsqueda de los mismos; en cuanto al acceso seria compartido, la practicante solo puede ingresar los datos personales, el historial familiar y antecedente clínico mientras que la odontóloga tiene acceso completo.